مطاعم الساحة

سلسلة "مطاعم الساحة" (5 فروع في الرياض والقصيم) حوّلت إدارة الحجوزات والطلبات والاستفسارات من واتساب فوضوي وأرقام شخصية متفرقة إلى نظام موحّد عبر ProBase. النتيجة: تقليص زمن الرد من أكثر من ساعة إلى أقل من دقيقتين، خفض الحجوزات الفائتة، ورفع نسبة تأكيد الحجوزات للمناسبات والولائم بشكل ملموس خلال أقل من 3 أشهر.

النتائج المقاسة

التحدّي

كانت "مطاعم الساحة" تستقبل الاستفسارات والحجوزات عبر أرقام واتساب شخصية موزّعة على مدراء الفروع وموظفي الاستقبال. مع توسع السلسلة إلى 5 فروع، ظهرت مشاكل متراكمة: - تأخر الرد على العملاء في أوقات الذروة (الجمعة والمناسبات) لأكثر من ساعة، وأحياناً تضيع الرسالة كلياً عند انشغال الموظف. - لا توجد قاعدة بيانات موحّدة للعملاء؛ كل فرع يحتفظ بجهات اتصاله، فيتكرر العميل نفسه على أكثر من رقم دون أي تاريخ سابق. - عروض أسعار الولائم والبوفيهات (catering) كانت تُكتب يدوياً في كل مرة، فتتفاوت الأسعار ويتأخر إرسال العرض أحياناً يوماً كاملاً، فيذهب العميل لمنافس. - نسبة عالية من "عدم الحضور" (no-show) في حجوزات الطاولات والصالات الخاصة، لعدم وجود تأكيد أو تذكير مسبق. - تحصيل دفعات حجز المناسبات بطيء، إذ لا توجد فاتورة رسمية تُرسل فوراً، وكان التحصيل يتم نقداً عند الحضور غالباً. - الإدارة لا تملك أي رؤية رقمية: لا تعرف كم استفسار وصل، ولا كم تحوّل إلى حجز فعلي، ولا أي فرع يخسر فرصاً.

كيف ساعدت ProBase

• توحيد كل أرقام واتساب للفروع الخمسة في صندوق وارد ProBase واحد (WhatsApp Inbox) برقم رسمي موحّد للسلسلة، مع توزيع المحادثات تلقائياً حسب الفرع الذي يطلبه العميل، وتوجيه استفسارات الولائم لفريق المناسبات.
• تشغيل "موظف ذكاء اصطناعي" (AI Employee) يرد فوراً 24/7 على الأسئلة المتكررة: المواقع وأوقات العمل، توفر الطاولات، قائمة الأسعار، وباقات الولائم، ويجمع بيانات الحجز الأساسية (التاريخ، عدد الأشخاص، الفرع) قبل تحويل المحادثة لموظف بشري عند الحاجة.
• بناء خط أنابيب CRM للحجوزات والمناسبات بمراحل واضحة: استفسار جديد ← عرض سعر مُرسل ← بانتظار التأكيد ← حجز مؤكد ← تم التنفيذ، مع ربط كل عميل بسجل موحّد يجمع تاريخه عبر جميع الفروع.
• أتمتة عروض أسعار الولائم عبر قوالب جاهزة بأسعار الباقات، وإصدار فواتير ضريبية متوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) وإرسالها مباشرة في واتساب مع رابط دفع لتحصيل عربون الحجز فوراً.
• أتمتة رسائل التأكيد والتذكير: تأكيد فوري عند الحجز، وتذكير قبل الموعد بـ24 ساعة وبساعتين، مع زر لإعادة الجدولة أو الإلغاء لتقليل عدم الحضور وتحرير الطاولات.
• لوحة تقارير للإدارة تعرض عدد الاستفسارات، نسبة التحويل لحجوزات، الاستفسارات الفائتة، وأداء كل فرع، لتُبنى عليها قرارات التشغيل والتوظيف في أوقات الذروة.

⏱️ أقل من 3 أشهر من التشغيل حتى ظهور النتائج المستقرة