مؤسسة الرؤية الحديثة للتجارة

حوّلت مؤسسة الرؤية الحديثة للتجارة، أحد المتاجر الإلكترونية في الرياض، فوضى الردود اليدوية على واتساب إلى نظام بيع وخدمة موحّد عبر ProBase، فخفّضت زمن أول رد من ساعتين إلى أقل من 3 دقائق، وضاعفت معدل تحويل الاستفسارات إلى طلبات، وأنهت مشكلة الرسائل المنسية خارج أوقات الدوام.

النتائج المقاسة

التحدّي

تعتمد مؤسسة الرؤية الحديثة للتجارة على متجر إلكتروني لبيع الأجهزة المنزلية والإكسسوارات، لكن أكثر من 80% من المبيعات الفعلية كانت تُغلق عبر محادثات واتساب وليس عبر سلة الشراء. مع نمو الطلب، أصبح فريق المبيعات (3 موظفين) يدير المحادثات من هاتف واحد مشترك، فظهرت مشاكل واضحة: استفسارات تصل ليلاً وفي عطلة نهاية الأسبوع وتُنسى تماماً، وعملاء يكررون السؤال نفسه لعدم وجود سجل موحّد، وعروض أسعار تُكتب يدوياً وتتأخر أحياناً يوماً كاملاً. كذلك كانت الفواتير تُصدر عبر برنامج منفصل غير متوافق مع متطلبات فاتورة الزكاة والضريبة (ZATCA)، وكان تحصيل المبالغ يتأخر لغياب متابعة منظمة. لم تكن الإدارة تملك أي رقم دقيق عن عدد الاستفسارات اليومية أو نسبة ما يتحوّل منها إلى مبيعات.

كيف ساعدت ProBase

• ربط رقم واتساب الرسمي للمؤسسة بصندوق وارد موحّد في ProBase، بحيث يرى الموظفون الثلاثة كل المحادثات في مكان واحد مع توزيع تلقائي وملاحظات داخلية بدل الهاتف المشترك.
• تفعيل موظف ذكاء اصطناعي (AI Employee) يردّ فوراً على الاستفسارات الشائعة (التوفر، الأسعار، سياسة الإرجاع، حالة الطلب) ويجمع بيانات العميل، ثم يحوّل المحادثات المعقّدة أو الجاهزة للشراء إلى موظف بشري مع تلخيص للسياق.
• بناء مسار CRM للمبيعات بمراحل واضحة (استفسار جديد، عرض سعر مُرسل، بانتظار الدفع، تم الإغلاق) لمتابعة كل فرصة بيع بدل ضياعها في المحادثات.
• إصدار عروض الأسعار والفواتير المتوافقة مع ZATCA مباشرة من داخل المحادثة وإرسالها للعميل على واتساب خلال دقائق، مع رمز الدفع.
• تشغيل أتمتة للمتابعة: تذكير تلقائي بعد إرسال عرض السعر بـ24 ساعة، وتذكير بالدفع للطلبات المعلّقة، ورسالة تأكيد بعد الشراء، مما قلّص التحصيل المتأخر.
• لوحة تقارير أسبوعية للإدارة توضح عدد الاستفسارات، زمن الرد، ونسبة التحويل لكل موظف، لاتخاذ القرار بالأرقام.

⏱️ نحو 5 أسابيع من الربط حتى التشغيل الكامل، مع نتائج واضحة في الشهر الثاني.