المقاولات والخدمات الفنية
شركة النخبة للمقاولات
شركة النخبة للمقاولات، إحدى شركات المقاولات والخدمات الفنية في الرياض، كانت تخسر طلبات عروض الأسعار بسبب بطء الردود على واتساب وتشتت الفرق بين الهاتف والرسائل. بعد تطبيق منصة ProBase اعتمدت صندوق واتساب موحّد وموظفين بالذكاء الاصطناعي ومسار CRM وعروض أسعار وفواتير متوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة، فتحسّن زمن الاستجابة ومعدل التحويل وتحصيل المستحقات بشكل ملموس.
النتائج المقاسة
تحسّن بنسبة 98٪
متوسط زمن أول رد على واتساب
4 ساعات ← أقل من 5 دقائق
انخفاض بنسبة 83٪
طلبات عروض الأسعار الفائتة شهريًا
نحو 35 طلبًا ← نحو 6 طلبات
ارتفاع 11 نقطة (نحو 61٪)
معدل تحويل طلبات عروض الأسعار إلى مشاريع
18٪ ← 29٪
انخفاض بنسبة 40٪
متوسط فترة تحصيل المستحقات
52 يومًا ← 31 يومًا
انخفاض بنسبة 59٪
نسبة عدم حضور العميل لموعد المعاينة
27٪ ← 11٪
أسرع بأكثر من 80٪
زمن إصدار عرض السعر والفاتورة الضريبية
1 إلى 2 يوم ← في نفس اليوم خلال ساعات
التحدّي
تعتمد شركة النخبة للمقاولات على واتساب كقناة رئيسية لاستقبال طلبات العملاء (صيانة مباني، تشطيبات، أعمال كهرباء وتكييف). كانت الطلبات تصل إلى رقم واحد يديره موظفان فقط خلال أوقات الدوام، فتتراكم الرسائل بعد الدوام وفي نهاية الأسبوع. متوسط زمن أول رد كان حوالي 4 ساعات، وكثير من طلبات عروض الأسعار كانت تُنسى أو تضيع بين المحادثات بدون متابعة. لم يكن هناك سجل موحّد للعملاء أو مسار واضح لمراحل الصفقة، فكان المدير يكتشف أن عرض سعر مهم لم يُرسل إلا بعد أن يذهب العميل لمنافس. كذلك كانت عروض الأسعار تُكتب يدويًا على ملفات وورد، وإصدار الفواتير الضريبية المتوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك كان يتأخر، ما أطال فترة التحصيل وأربك التدفق النقدي. ومواعيد المعاينة الميدانية كانت تشهد نسبة عالية من عدم حضور العميل لعدم وجود تذكير منظّم.
كيف ساعدت ProBase
- توحيد كل محادثات واتساب في صندوق وارد واحد على ProBase، مع توزيع المحادثات على الموظفين وتصنيفها (طلب عرض سعر، صيانة طارئة، استفسار عام) ووسم كل محادثة حتى لا يضيع أي طلب.
- تشغيل موظف ذكاء اصطناعي يرد فورًا على العملاء بالعربية على مدار الساعة: يحيّي العميل، يجمع تفاصيل المشروع (نوع العمل، الموقع، النطاق التقريبي)، ويجدول موعد المعاينة، ثم يحوّل الحالات المعقّدة أو ذات القيمة العالية لموظف بشري مع ملخص جاهز.
- بناء مسار CRM بمراحل واضحة (طلب جديد، تمت المعاينة، عرض سعر مُرسل، تفاوض، تم الفوز/الخسارة) بحيث يرى المدير كل الصفقات المفتوحة وقيمتها ومن المسؤول عنها، مع تنبيهات للصفقات الراكدة.
- إنشاء عروض الأسعار من قوالب جاهزة داخل المنصة وإرسالها عبر واتساب مباشرة، ثم تحويل العرض المقبول إلى فاتورة ضريبية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (رقم ضريبي، رمز QR، تفصيل ضريبة القيمة المضافة) بضغطة واحدة.
- أتمتة المتابعات والتذكيرات: تذكير العميل بموعد المعاينة قبلها بيوم وبساعة، متابعة تلقائية للعروض غير المردود عليها بعد 48 ساعة، وتذكير بالدفعات المستحقة عند اقتراب وتجاوز تاريخ الاستحقاق.
- إعداد لوحة متابعة أسبوعية للمدير تُظهر زمن الاستجابة، عدد الطلبات الفائتة، معدل التحويل، وحالة التحصيل، لاتخاذ قرارات سريعة بدل التخمين.
أكثر ما لمسناه أن أي طلب يدخل على واتساب صار له رد فوري ومتابعة منظمة، فما عاد العميل ينتظر ولا الطلب يضيع بيننا. ربط عروض الأسعار بالفواتير الضريبية المتوافقة مع هيئة الزكاة سهّل علينا التحصيل كثيرًا. المنصة مرتبة وعملية، والأرقام التي قبل ذلك كانت غائبة صارت واضحة أمامنا أسبوعيًا. النتائج واقعية وليست مبالغة، وفرّقت معنا فعلاً في التدفق النقدي.
م. فهد العتيبي
مدير العمليات — شركة النخبة للمقاولات
⏱️ نحو 6 أسابيع من الإعداد حتى التشغيل الكامل، وظهور النتائج المستقرة خلال الربع الأول من الاستخدام.